Teil 3: Digitaler Umbau der Finanzberatung: Interne Büroorganisation

Beim Thema Digitalisierung haben viele freie Finanzberater, darunter auch Honorarberater, noch Nachholbedarf, diagnostiziert Davor Horvat. In einer dreiteiligen Serie erläutert der Vorstand der Honorar-Anlageberatung Honorarfinanz, was bei der digitalen Neuaufstellung zu beachten ist. Teil 3: Interne Büroorganisation.

Spontan einberufenes Team-Meeting. Es geht um die Behebung eines grundsätzlichen Problems im Umgang mit Kunden. Einer der Mitarbeitenden soll für jeden aus dem Beraterteam die entsprechenden Unterlagen ausdrucken. Der Projektor ist gerade bei einem anderen Team im Einsatz.

Ein kleines aber typisches Beispiel aus der Vor-Corona-Zeit, als es noch kein Homeoffice gab und keine Videokonferenzen. Es soll verdeutlichen, was der klassische Büroalltag seinerzeit an Umständlichkeiten so mit sich brachte. Dann der Corona-Schock, der alles änderte. Abgesehen davon, dass man sich zwischendurch auch mal mehr persönlichen Kontakt wünschte, konnten sich die Mitarbeitenden gut an die neuen Arbeitsbedingungen gewöhnen. Nun aber erwarten immer mehr Chefs und Büroleiter wieder mehr Präsenz. Warum eigentlich?

Vielleicht, weil nicht alle die Corona-Zeit genutzt haben, ihre Arbeitsprozesse digital zu optimieren? Denn andererseits wollen diejenigen, die zwischenzeitlich auf Volldigitalisierung umgeschwenkt sind, gar nicht mehr in den alten Trott zurück. Sie verabreden sich zum „Teamsen“ statt für den Besprechungsraum mit Flipchart. Statt in teuer angemieteten Büroräumen schreibt, rechnet, diskutiert der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dort, wo er oder sie sich gerade aufhält. Zu jeder Zeit.

Digitalisierte Unternehmensorganisation verbessert die Teamarbeit

So anachronistisch es sich auch anhören mag: Die digitalisierte Arbeitsweise verbessert die Teamarbeit. Aufgaben, Herausforderungen, auftretende Problem werden direkt am Monitor besprochen und gelöst. Niemand muss dafür seinen Arbeitsplatz verlassen. Die besprochenen Inhalte werden zusätzlich automatisch aufgezeichnet, um den Entscheidungsprozess im Nachgang noch einmal besser nachzuvollziehen. Kein Ausdrucken von Unterlagen und auch kein Aufschreiben in mitgebrachte Notizblöcke mehr. Die gesamte digitale Kommunikation wird für alle zugänglich über das interne CRM archiviert, so dass die Suche nach E-Mails, handschriftlichen Notizen und Weiterem der Vergangenheit angehört. Dass die gesamte digitale Struktur auf allen mobilen Geräten funktioniert, ist selbstverständlich. Und dass alle sehr viel Zeit sparen, ist offensichtlich.

Diese Organisationsform eignet sich ganz besonders gut für Gruppenarbeiten. Zum Beispiel für eine bAV-Gruppe oder eine „Fachgruppe Finanzplanung“. Durch online abgehaltene Meetings treffen und sehen sich alle Beteiligten heute in einer Schlagzahl, die früher undenkbar gewesen wäre. Auch die Einrichtung von internen Chatgruppen oder Themen-Chats ist durchaus eine Bereicherung. 

Anderes Thema: Die Aus- oder Fortbildung. Für Finanzberater in der Vergangenheit eine zeitaufwändige und daher nervige Pflichtübung. Heute, das wissen alle, geht da kaum noch etwas außerhalb von externen oder internen Online-Akademien und Webinaren. Zugegeben, der Wissenstransfer mag bei manchen leiden, die während des Webinars noch leichte Büroarbeiten erledigen oder Sportnachrichten lesen. Aber während Präsenzseminare oft zentral über ein oder zwei Tage plus Hotelübernachtung und An- und Rückfahrt gehen, lassen sich dezentrale Online-Kurse häppchenweise und damit sehr viel flexibler gestalten, um die Aufmerksamkeit hochzuhalten. Und kostengünstiger.

Finanzvertriebe ab einer gewissen Größe sollten sich überlegen, für die eigenen Leute eine Online-Akademie zu gründen. Dann können sich außerdem im Zweifel die Teilnehmer im Nachgang die Aufzeichnungen zusätzlich noch mal anschauen und alle besprochenen Unterlagen im eigenen Intranet wiederfinden. Für Einzelkämpfer indes kommt in Betracht, sich einem bestehenden, partnerschaftlich organisierten Finanzdienstleistungsunternehmen mit passendem Bildungsangebot anzuschließen.  

Arbeitsprozesse erst definieren, dann digitalisieren

Spontan einberufenes Team-Meeting. Es geht um die Behebung eines grundsätzlichen Problems im Umgang mit Kunden. Einer der Mitarbeitenden soll für jeden aus dem Beraterteam die entsprechenden Unterlagen ausdrucken. Der Projektor ist gerade bei einem anderen Team im Einsatz.

Ein kleines aber typisches Beispiel aus der Vor-Corona-Zeit, als es noch kein Homeoffice gab und keine Videokonferenzen. Es soll verdeutlichen, was der klassische Büroalltag seinerzeit an Umständlichkeiten so mit sich brachte. Dann der Corona-Schock, der alles änderte. Abgesehen davon, dass man sich zwischendurch auch mal mehr persönlichen Kontakt wünschte, konnten sich die Mitarbeitenden gut an die neuen Arbeitsbedingungen gewöhnen. Nun aber erwarten immer mehr Chefs und Büroleiter wieder mehr Präsenz. Warum eigentlich?

Vielleicht, weil nicht alle die Corona-Zeit genutzt haben, ihre Arbeitsprozesse digital zu optimieren? Denn andererseits wollen diejenigen, die zwischenzeitlich auf Volldigitalisierung umgeschwenkt sind, gar nicht mehr in den alten Trott zurück. Sie verabreden sich zum „Teamsen“ statt für den Besprechungsraum mit Flipchart. Statt in teuer angemieteten Büroräumen schreibt, rechnet, diskutiert der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dort, wo er oder sie sich gerade aufhält. Zu jeder Zeit.

Digitalisierte Unternehmensorganisation verbessert die Teamarbeit

So anachronistisch es sich auch anhören mag: Die digitalisierte Arbeitsweise verbessert die Teamarbeit. Aufgaben, Herausforderungen, auftretende Problem werden direkt am Monitor besprochen und gelöst. Niemand muss dafür seinen Arbeitsplatz verlassen. Die besprochenen Inhalte werden zusätzlich automatisch aufgezeichnet, um den Entscheidungsprozess im Nachgang noch einmal besser nachzuvollziehen. Kein Ausdrucken von Unterlagen und auch kein Aufschreiben in mitgebrachte Notizblöcke mehr. Die gesamte digitale Kommunikation wird für alle zugänglich über das interne CRM archiviert, so dass die Suche nach E-Mails, handschriftlichen Notizen und Weiterem der Vergangenheit angehört. Dass die gesamte digitale Struktur auf allen mobilen Geräten funktioniert, ist selbstverständlich. Und dass alle sehr viel Zeit sparen, ist offensichtlich.

Diese Organisationsform eignet sich ganz besonders gut für Gruppenarbeiten. Zum Beispiel für eine bAV-Gruppe oder eine „Fachgruppe Finanzplanung“. Durch online abgehaltene Meetings treffen und sehen sich alle Beteiligten heute in einer Schlagzahl, die früher undenkbar gewesen wäre. Auch die Einrichtung von internen Chatgruppen oder Themen-Chats ist durchaus eine Bereicherung. 

Anderes Thema: Die Aus- oder Fortbildung. Für Finanzberater in der Vergangenheit eine zeitaufwändige und daher nervige Pflichtübung. Heute, das wissen alle, geht da kaum noch etwas außerhalb von externen oder internen Online-Akademien und Webinaren. Zugegeben, der Wissenstransfer mag bei manchen leiden, die während des Webinars noch leichte Büroarbeiten erledigen oder Sportnachrichten lesen. Aber während Präsenzseminare oft zentral über ein oder zwei Tage plus Hotelübernachtung und An- und Rückfahrt gehen, lassen sich dezentrale Online-Kurse häppchenweise und damit sehr viel flexibler gestalten, um die Aufmerksamkeit hochzuhalten. Und kostengünstiger.

Finanzvertriebe ab einer gewissen Größe sollten sich überlegen, für die eigenen Leute eine Online-Akademie zu gründen. Dann können sich außerdem im Zweifel die Teilnehmer im Nachgang die Aufzeichnungen zusätzlich noch mal anschauen und alle besprochenen Unterlagen im eigenen Intranet wiederfinden. Für Einzelkämpfer indes kommt in Betracht, sich einem bestehenden, partnerschaftlich organisierten Finanzdienstleistungsunternehmen mit passendem Bildungsangebot anzuschließen.  

Arbeitsprozesse erst definieren, dann digitalisieren

Nun aber kommt es ganz entscheidend darauf an, die digitale Kommunikationsstruktur mit vorhandenen Tools zu verbinden. Doch das kommt nicht von allein und braucht seine Zeit. Im Vorfeld müssen – am besten im Team – Arbeits- und Entscheidungsprozesse definiert werden, die die IT, Programmierer oder der Anbieterservice dann Schritt für Schritt in die digitale Struktur einbinden. Mit dem Ziel, dass die Tools ohne Umwege oder gar Medienbrüche sofort verfügbar und sichtbar sind. Ganz gleich, ob für eine Online-Schulung, für ein Arbeits-Meeting oder für die Kundenberatung. Damit alle Prozesse wie aus einem Guss erfolgen.

Am Ende steht die Volldigitalisierung, die für alle betrieblichen Organisationsformen geeignet ist: für zentrale, feste Vertriebseinheiten ebenso wie für dezentrale Partnerschaftsstrukturen oder Netzwerke.

Die Mitarbeitenden im Backoffice wie auch die angeschlossenen Finanzberater brauchen bei jedem Digitalisierungsschritt natürlich Schulungen und eine gewisse Einarbeitungszeit. Ebenso sollten den Kunden die neuen Techniken präsentiert werden, damit sie diese auch annehmen. Zeit dafür ist in jedem Falle einzuplanen.

Die Volldigitalisierung kostet je nach Betriebsgröße und Umfang eine Stange Geld, Aufwand und manchmal auch Nerven. Doch unternehmerisch gesehen handelt es sich um eine wertvolle Investition in die Zukunft. Denn Zeit ist Geld, und die Zeitersparnis durch Digitalisierung ist immens. Diese Zeitersparnis sollten Finanzberater einmal umrechnen auf die Zeit, in der sie tatsächlich Geld verdienen. Sie werden sehen: Einnahmen steigen, Kosten sinken und die Investition in Digitalisierungen wird sich so schnell amortisiert haben.